Visma L7 ja verkkokaupan integraatio

Asiakastarina SHT-Tukun (seljat.fi) ja Vilkkaan yhteistyöstä verkkokaupan ja L7 integraation toiminnan kehittämisessä. Tavoitteena oli tehostaa toiminnanohjausjärjestelmän käyttöä ja saada resurssisäästöjä.

SHT-Tukun seljat.fi verkkokaupan verkkokauppatoimittaja ilmoitti SHT-Tukulle alustan tuen loppumisesta. Edessä oli tilanne, jossa piti lähteä kartoittamaan verkkokauppatoimittajia, joiden kanssa onnistui integraatio Visman L7 toiminnanohjausjärjestelmään. Visma L7 oli ollut jo vuosia SHT-Tukun toiminnanohjausjärjestelmänä ja siitä ei haluttu luopua. Kalle Ristimäki ja Päivi Karppi päätyivät useiden keskusteluiden ja vertailujen kautta yhteistyöhön Vilkkaan kanssa.

 

Olimme paljon yhteydessä Vismaan, jotta saimme integraation rakennettua paremmalle tolalle. Erityiskiitos Vilkkaan Tatulle, joka osasi ansiokkaasti haastaa ja ihmetellä monia asioita. Sitten näitä esiin nousseita asioita kirjattiin ylös ja lähdettiin viemään eteenpäin. Kiittää Ristimäki.

Vilkkaalta tulleiden kehitysehdotuksien lisäksi SHT-Tukulla oli aiemman kokemuksen kautta tulleita asioita, joita haluttiin toiminnallisuuksiin ja niitä lähdettiin viemään eteenpäin. Yhdeksi kehityskohteeksi nousi tietojen päivittyminen automaattisesti tietystä tietokannasta.

Kokonaisuutena uudet asiat menivät melko kivuttomasti eteenpäin ja kohti maalia, esimerkiksi yritystietojen haku ulkoisesta tietokannasta Visma L7 toiminnanohjausjärjestelmään. PrestaShop onneksi taipui moneen. Kuvailee Ristimäki.

Verkkokaupan tilausprosessi on sujuvoitunut

Uudistettu integraatio Vilkkaan alustalle on nyt ollut noin vuoden toiminnassa. Integraation päivittämisen jälkeen tilausprosessin siirtymän L7 automaatio on pidemmällä, jolloin verkkokaupan tilausten hoitaminenkin on helpottunut.

Esimerkiksi tilausotsikoiden ja viitetekstien käytöstä on tullut suoria aikasäästöjä. Prosessissa on jäänyt vaiheita pois, kun tilaukseen liittyvä oheistieto tuleekin automaattisesti verkkokaupasta. Tilaukset ohjautuvat itsestään sisäisille kustannuspaikoille. Kertoo Ristimäki.

Vilkas verkkokauppa ja Visma L7 toiminnanohjausjärjestelmä (2)

Aiemmin järjestelmä vaati muokkaamaan myyjätietoa käsin, jolloin tehtävää työtä oli paljon ja esimerkiksi virheiden mahdollisuuksien määrä kasvoi.

Nyt kun asiakas esimerkiksi tilaa tuotteen, verkkokauppa lähettää tiedon L7:aan ja se siirtyy sieltä oikein myös kirjanpitoon. Aiemmin meidän piti itse käydä tarkistamassa yritystiedoista, että tieto on oikein ja palata takaisin kirjanpito-ohjelmaan. Karppi kuvailee tilausprosessin selkeytymistä.

Tiedonkulkua kehitettiin lisätietokentän avulla, jolloin tietoa saatiin kulkemaan koko toimitusketjun läpi. Asiakkailla on usein esimerkiksi lisätoiveita, L7 ohjaa tiedon sisäiseen kommenttiin kaikille asianosaisille verkkokaupan kertomien tietojen mukaan.

Aiemmin tieto kulki tilausvahvistuksen myötä, jolloin kyseinen henkilö tulkitsi, kenelle tämä pitää välittää ja laittoi tiedon eteenpäin. Esimerkiksi toimitukseen liittyvissä toiveissa. Nyt tieto menee automaattisesti varaston keräilijälle ja hän tietää automaattisesti, jos tilauksessa on jotain poikkeavaa. Toteaa Karppi.

Verkkokaupan tuotetiedot ja data päivittyvät tunneittain

Tuote- ja asiakastiedon päivitykset olivat myös yksi kehityskohde, jonka kanssa aiemmin kului paljon aikaa. Nyt asiakas pääsee tekemään tilauksia tunnin päästä, joka on tervetullut parannus aiempaan 24 tuntiin. Tunnin aikana SHT-Tukku voi tehdä mm. tarvittavat tarkistukset.

Tieto perustetaan nyt ensin L7 ja integroidaan sieltä kauppaan automaattisesti, samoin kuin asiakasdatatkin. Nyt saadaan noin tunnin varoitusajalla asiakkaalle tunnarit. Tuotetiedot ja -kuvat pysyvät nyt myös paremmin tallessa, kun ovat samoissa paikoissa. Kuvailee Ristimäki Vilkkaan alustalle siirtymisen tuomia etuja.

Vilkas verkkokaupan kumppanina kyseenalaistaa, ymmärtää ja tiedottaa

SHT-Tukku koki ennen projektin alkua, että ollaan isojen haasteiden äärellä. Vilkkaan asiantuntijoiden ammattitaidon avulla asiat kuitenkin sujuivat ja integraation ydinongelmiin päästiin käsiksi.

Vilkkaan Tatu osasi tulkita hyvin Visman dokumentaatiota ja kysellä, miksi tulee tällaista, vaikka piti tulla tällaista. Vilkkaalla oli selkeästi asiantuntijuutta tulkita, ymmärtää ja kyseenalaistaa asioita. Aiemmin olemme vain tyytyneet ihmettelemään asioita. Ristimäki toteaa tyytyväisenä.

Vilkas käyttää räätälöityjen verkkokauppojen projektiseurannassa työkaluna verkossa aina saatavilla olevaa projektinhallintajärjestelmää. Vilkkaalle on tärkeää luoda yhteiset viestintä- ja toimintatavat, tässä projektinhallintajärjestelmä toimii työkaluna tuoden läpinäkyvyyttä asiakkaan ja Vilkkaan välille.

Projektinhallintajärjestelmä toimi päiväkirjatyylisenä viestinnän välineenä, jossa kaikki työvaiheet on aikataulutettu ja tieto on siellä sekä tallessa että nähtävillä. Pelkkä sähköposti on ollut aiempien kumppaneiden kanssa käytössä, mutta nyt kaikki oli hienosti esillä yhteisessä portaalissa. Ristimäki kertoo ilahtuneena.

Verkkokaupan rakennusprojektin jälkeen varsinainen yhteistyö vasta alkaa, sillä verkkokaupan kehittymistä varten tehdään aina suunnitelma, jota lähdetään toteuttamaan vaihe vaiheelta. SHT-Tukku on ollut tyytyväinen verkkokauppakumppaniinsa kotimaiseen Vilkas verkkokauppa -toimittajaan.

Ylipäätään se, että vastauksia tuli nopeasti ja tulee edelleen nopeasti. Vaikka ei heti olisikaan ratkaisua ehdottaa, asiantuntija sanoo että selvitetään ja palataan. Toteavat Ristimäki ja Karppi.