Verkkokaupan määrittelyn merkitys

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Tekemistä vaille valmis. Joku taas voi sanoa, että hyvin suunniteltua ei ole vielä edes aloitettu. Verkkokauppahankkeissa viimeinen lausahdus ei pidä paikkansa, sillä juuri hyvällä suunnittelulla on iso merkitys. 

Ongelma tarjouspyynnöissä

Olemme toteuttaneet erilaisia verkkokauppaan liittyviä projekteja jo lähes 25 vuoden ajan. Koko tämän ajan alalla on ollut haasteena tilanne, jossa asiakas pyytää tarjousta verkkokauppaprojektista ja sen kustannuksista. Kun tarjouspyynnön sisältö on hyvin epämääräinen, on tarkan tarjouksen antaminen hankalaa. Tässä kohdassa ratkaisuksi asiakkaalle ehdotetaan alustavaa tarkempaa määrittelyä, jossa asiakkaan odotukset ja tarpeet käydään läpi. Selvityksen avulla etsitään parhaat tavat toimia ja myös suljetaan pois asioita, joita ei kannata tehdä tai niitä ei kannata tehdä juuri tietyllä tavalla. Ongelma tässä tulee siitä, että asiakas ei aina ole valmis maksamaan tästä selvitystyöstä, jotta toimittaja pystyy tarjouksen antamaan. Ihmetellään siis, että miksi pitää maksaa siitä, että saa tarjouksen.

Huonolla tarjouspyynnöllä saa huonoja tarjouksia

Tarjouspyynnöissä saatetaan pyytää “ranskalaisilla viivoilla listattuna” kattavia raportointiominaisuuksia, monipuolisia markkinoinnin ja kampanjoinnin työkaluja, integraatiota järjestelmään X kuvaamatta sen tarkemmin, mitkä kaikki asiat pitäisi integroida, millä tiedoilla ja miten erilaisissa poikkeustilanteissa pitäisi toimia. Tällaisessa tilanteessa toimittaja joutuu arvaamaan todella paljon ja siksi myös haarukat investointien määrälle ovat isoja.

Joku toinen toimittaja ymmärtää kysymykset ja toiveet eri tavalla kuin toinen ja antaa tarkoituksella esimerkiksi pienimmän mukaan arvion, vaikka reaalimaailmassa asiakkaan tarve osoittautuu paljon laajemmaksi. Jos päätös toimittajasta tehdään annettujen arvioiden (lue arvausten) perusteella, ei voida rehellisesti todeta, että tarjouskilpailussa olisi verrattu omenaa omenaan. Asiakas ei voi myöskään olla mitenkään varma, että hän saa odotuksia vastaavan toteutuksen alkuperäisellä tarjouksen hinnalla.

Tällaisessa tilanteessa on erittäin suuri riski sille, että toteutus ei tule vastaamaan asiakkaan toivomaa tulosta, aikatauluissa ei tulla pysymään tai projektille varattu budjetti ei tule riittämään.

Asiantuntijan avulla paras lopputulos

Otetaan esimerkkinä tilanne, että haluat rakentaa uuden talon. Tontin sijainnilla ja maaperällä on vaikutusta sille, millainen talo siihen voidaan rakentaa. Kerrosten määrä, vessojen, kylpyhuoneiden, vesipisteiden ym. sijainti olisi hyvä tietää melko tarkkaan, sillä perustusten, pohjien, lämmitysratkaisuiden sekä putkien vetämisen jälkeen voi suunnitelmien muuttaminen tulla todella kalliiksi.

Siksi suunnitteluun otetaan aikaisessa vaiheessa mukaan arkkitehdit sekä LVI- ja sähköosaajat. Kun tiedossa on halutun talon muoto, tilaratkaisut ja lämmitysjärjestelmät ynnä muut, voidaan alkaa pyytämään eri toimittajilta tarjouksia halutun kodin toteuttamisesta.

Verkkokauppahanke vaatii määrittelyä

Vaikka ns. ulkopuolelta katsottuna voi vaikuttaa siltä, että kaikissa verkkokaupoissahan on jo valmiina tarvittavat ominaisuudet ja verkkokaupan toteuttaminen on hyvin suoraviivaista, tarvitaan sielläkin projektin tekijöille paljon erilaista tietoa. Ja tiedolla, tarpeilla sekä ratkaisujen toteutustavoilla voi olla erittäin isoja eroja työmäärien kannalta.

Jokaisella asiakkaalla on omanlaisensa liiketoimintatarpeet, loppuasiakkaansa ja olemassa olevat ratkaisut vaikkapa toiminnanohjauksen ja varastonhallinnan osalta määrittelevät paljon sitä millainen verkkokauppa ratkaisu tähän kokonaisuuteen tulisi suunnitella.

Jos meille toimittajille annetaan ympäripyöreät ja ei niin tarkat tiedot siitä, millaisia toiminnallisuuksia ja integraatioita kauppaan tarvitaan, olemme hyvin samanlaisessa tilanteessa, kun talopakettien tarjoaja, jolta kysytään kuinka paljon maksaa talo ilman kovin tarkkoja tietoja.

Ei tarvetta täydelliselle määrittelylle

Laadukkaan ja hyvän tarjouksen antamiseen ei kuitenkaan tarvita pilkuntarkkaa ja täydellistä määrittelyä. Usein jopa ½-1 päivän määrittelyillä asiantuntijoiden avustuksella päästään jo huomattavan paljon paremmin kartalle siitä, mitkä ovat projektin tavoitteet, millaisia asiakkaita kauppa tulee palvelemaan, millaisia toiminnallisuuksia asiakkaille tarjotaan ja myös millaisia kaupan taustahallintaan, integraatioihin sekä automaatioihin liittyviä toimintoja tarvitaan.

Mitä hyötyä määrittelystä on?

Määrittelyiden tarkoituksena on selvittää yksityiskohtaisemmin verkkokaupan tarpeet. Määrittely toteutetaan kaikkien projektin osapuolien eduksi ja sen ehdottomia hyötyjä ovat mm.:

• Lopputulos vastaa asiakkaan todellista tarvetta
• Kehitysprojektin laajuus ennakoitavissa
• Vaatimukset voidaan arvioida ja toteuttaa halutussa tärkeysjärjestyksessä
• Säästöjä
  • kun turhat ominaisuudet jäävät pois
  • kun tehdään kerralla sitä mitä Asiakas haluaa
• Tehdyn työn laatu on korkeatasoista

Määrittelyssä käydään läpi yhteisesti projektin tavoitteet, vaiheistus ja kussakin vaiheessa tehtävät osakokonaisuudet, projektin eri osapuolten tehtävät sekä näihin liittyvät todennäköiset aikataulut.

Määrittelyn sekä vaiheistuksen pohjalta projektille syntyy käsikirjoitus, jonka mukaisesti eri kokonaisuudet toteutetaan. Määrittelyn kautta syntyy kuva yksittäisistä projektin tehtävistä, jotka voidaan toteutusvaiheessa viedä projektinhallintapalveluun. Näin jokainen tehtävä on läpinäkyvästi seurattavissa, ne eivät unohdu ja niiden hallinta esimerkiksi projektin vaiheistuksiin helpottuu.

Kun tehtävät ovat riittävällä tasolla kuvattuna, on niiden työmäärien arviointi helpompaa. Tämä taas auttaa arvioimaan sitä, minkä verran minkäkin toiminnon tekemiseen tarvitaan resursseja ja millaisessa aikataulussa toteutus on mahdollista. Näin ei lähdetä haukkaamaan liian isoa kakkua kerralla ja projektien aikataulut sekä budjetit pysyvät hallinnassa.

Yhteenveto

Jos haluat saada aikaan upean verkkokaupan, tarvitset erinomaisen suunnitelman.  Määrittelyissä kerätään lista vaatimuksista, joiden avulla kuvataan verkkokaupan käyttäytyminen ja käyttäjien vuorovaikutus halutun lopputuloksen aikaansaamiseksi.

Kun kaikilla osapuolilla on kirkkaana yhteinen maali, on perille pääseminen helpompaa. Määrittelyyn käytetty panostus maksaa itsensä aina takaisin. Saat todennäköisemmin juuri sitä mitä tilaat ja projektin aikataulu sekä budjetti pysyy todennäköisemmin hallussa.