Tässä ohjeessa käydään läpi, miten tilauksia käsitellään Vilkas Suite -kaupan hallinnassa. Tilauksia hallitaan kohdassa Tilaukset > Tilaukset.
Siirry kaupan hallinnassa kohtaan: Tilaukset > Tilaukset
Tilauslistalta näet kauppaan saapuneet tilaukset, asiakkaan tiedot, tilauksen summan, toimitustavan, maksutavan, tilauspäivän sekä tilauksen nykyisen tilan.
Avaa tilaus klikkaamalla tilausnumeroa.
Tilauksen yleinen sivulla näet esimerkiksi:
Ennen tilauksen käsittelyä kannattaa tarkistaa ainakin:
Tilojen tarkoitus on helpottaa tilausten seurantaa ja kertoa kauppiaalle, mitä tilaukselle on jo tehty.
Tilauksen maksutilanne riippuu käytössä olevasta maksutavasta.
Jos tilaus on maksettu verkkomaksulla, maksun tila kannattaa tarkistaa tilauksen tiedoista sekä tarvittaessa myös maksupalvelun hallinnasta.
Maksun tila näkyy tilauksen tiedoissa maksupalvelun omalla välilehdellä. Välilehti voi olla nimeltään esimerkiksi “Paytrail” tai “Lasku, korttimaksu tai verkkopankki” riippuen siitä, miten maksutapa on kaupassa nimetty. Kustomin maksutavalla näkyy usein oletuksena pidempi nimi, jos kauppias ei ole muuttanut maksutavan nimeä itse.
Maksupalvelun välilehdellä voidaan tarkistaa maksun ajantasainen tila ja tehdä maksutapaan liittyviä toimintoja, kuten aktivoida maksu, peruuttaa varaus tai tarkistaa tilanne maksupalvelusta. Käytettävissä olevat painikkeet ja toiminnot riippuvat maksutavasta sekä maksun nykyisestä tilasta.
Tarkista tila hakee maksupalvelusta uusimmat tiedot
Jos käytössä on manuaalinen maksutapa, kuten ennakkolasku tai tilisiirto, maksun saapuminen tulee tarkistaa erikseen ennen toimitusta.
Kun tilaus on valmis toimitettavaksi, tuotteet voidaan pakata ja lähettää asiakkaalle valitulla toimitustavalla.
Tilauksen käsittelyn yhteydessä voidaan tarvittaessa:
Pakettikortin voi tulostaa suoraan tilauksen tiedoista, jos tilauksella on käytössä pakettikortteja tukeva toimitustapa, esimerkiksi Posti SmartShip.
Kun pakettikortti on haettu onnistuneesti, se voidaan tulostaa lähetyksen mukaan.
Pakettikortteja voidaan tulostaa myös massana Tilaukset-sivulta. Valitse halutut tilaukset tilauslistalta ja käytä ylävalikon Luo osoitekortit -toimintoa. Tämä on hyödyllistä silloin, kun useammalle tilaukselle halutaan hakea tai tulostaa pakettikortit samalla kertaa.
Jos pakettikortin hakemisessa tulee virhe, tarkista ensin että tilauksen toimitustiedot, paino, sopimustunnus ja infokoodi ovat oikein. Jos toimitus on noutopistetoimitus, voit tarvittaessa vaihtaa noutopistettä painikkeella Muuta noutopistettä ja hakea pakettikortin uudelleen.
Tilausten käsittelyyn voi liittyä automaattisia sähköpostiviestejä asiakkaalle.
Esimerkiksi tilauksen vastaanottamisesta, maksusta tai toimituksesta voidaan lähettää asiakkaalle viesti kaupan asetusten mukaan.
Sähköpostien asetuksia hallitaan kaupan hallinnassa Asetukset > Sähköpostitapahtumat
Tilausta voi tilanteesta riippuen muokata jälkikäteen. Muokkaustarve voi liittyä esimerkiksi asiakkaan tietoihin, tuotteisiin, toimitustapaan tai tilauksen käsittelymerkintöihin.
Huomaa, että jos tilaus on jo maksettu ulkoisen maksupalvelun kautta, muutokset eivät välttämättä päivity automaattisesti maksupalveluun.
Jos tilaus perutaan, tilauksen tila kannattaa päivittää kaupan hallinnassa vastaamaan todellista tilannetta.
Huomioi kuitenkin, että pelkkä tilauksen peruminen kaupan hallinnassa ei välttämättä palauta maksua asiakkaalle. Maksun palautus tai varauksen peruminen tulee tehdä käytetyn maksupalvelun kautta.
Maksupalvelun toiminnot löytyvät tilauksen tiedoista maksupalvelun omalta välilehdeltä. Välilehdellä voidaan maksutavasta riippuen esimerkiksi peruuttaa maksun varaus tai tehdä palautus kohdasta “Palautukset”.
Palautus voidaan tehdä koko tilaukselle tai osittaisena palautuksena, jos maksupalvelu ja maksun nykyinen tila sen sallivat.
Huomioi ero varauksen ja aktivoidun maksun välillä:
Tilausten käsittelyyn vaikuttavat kaupan omat toimintatavat, käytössä olevat maksutavat ja toimitustavat. Kaikki ulkoiset palvelut, kuten maksupalvelut ja kuljetusjärjestelmät, eivät välttämättä päivity automaattisesti pelkän tilauksen tilamuutoksen perusteella.