Procountor on pilvipalveluna tarjottava sähköisen taloushallinnon ohjelmisto. Ohjelmisto on vaivaton ratkaisu, sillä versiopäivitykset ja varmuuskopioinnit hoituvat automaattisesti, ja tietoturvasta huolehditaan kuten verkkopankeissa. Verkkokauppaan ei tarvita näkyviä muutoksia, eikä taustalla toimiva Procountor-ohjelmisto näy verkkokaupan asiakkaalle. Procountor-ohjelmiston avulla voidaan hoitaa esimerkiksi myyntilaskutus, ostolaskujen käsittely, reskontra, palkanlaskenta, kirjanpito sekä yrityksen talouden seuranta.
Procountor-ohjelmisto on käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta ja tarjoaa ajantasaista tietoa liiketoiminnasta. Ohjelmiston kustannukset perustuvat aina todelliseen käyttöön, joten Procountor sopii kaikenkokoisille yrityksille. Ohjelmisto voidaan ottaa käyttöön myös kesken tilikauden, ja käyttöönotto on mahdollista toteuttaa myös vaiheittain. Procountor-kokonaisratkaisu sisältää myös tulostuspalvelun, skannauspalvelun, pankkiyhteydet sekä sähköiset viranomaisilmoitukset.
Huom! Jos maksuperaattorisi tilittää suoritukset koonteina, yksittäisten maksujen kohdistaminen laskuihin joudutaan tekemään manuaalisesti Procountorissa. Keskustele maksuoperaattorisi kanssa asiasta ennen integraation käyttöönottoa.
Verkkokaupan yhdistäminen Procountoriin
Tilausten tiedot, kuten asiakkaan, maksutavan sekä mahdollisen laskun tiedot siirtyvät automaattisesti Procountoriin. Laskuille muodostetaan kirjanpito automaattisesti. Automaattinen kirjanpito voidaan muodostaa niin tarkaksi, ettei siihen tarvitse tehdä muutoksia manuaalisesti kuin poikkeustapauksissa. Asiakas voi maksaa verkkokaupassa tekemänsä ostoksen esimerkiksi verkkopankissa, laskulla tai luottokortilla. Lasku on mahdollista lähettää Procountorin kautta automaattisesti postitse, verkkolaskuna tai sähköpostilla. Laskuja voidaan myös käyttää pelkkään myyntireskontran seurantaan ja kirjanpidon tositteina.
Verkkolaskut / e-laskut
Jos kaupassa käytetään "verkkolasku" -tyyppistä maksutapaa, voidaan verkkolaskun tunnisteet siirtää verkkokaupasta Procountoriin ja tilauksesta syntyy automaattisesti verkkolasku.
Procountor integraation käyttöönotto
Käyttöönottoa varten tarvitset Procountor tilin ja tunnukset. Kaupan hallinnassa integraation asetukset löytyvät kohdasta Asetukset > Kirjanpito > Procountor asetukset.
Yleiset asetukset
Ennen näiden verkkokaupan hallintaliittymässä olevien asetusten muokkaamista suorita oman erillisen käyttäjän luonti Procountoriin. Jos sinulla ei ole Procountoriin pääkäyttäjätunnuksia, pyydä pääkäyttäjää suorittamaan seuraavat vaiheet.
Luo oma integraatiokäyttäjä Procountoriin
Vilkas-verkkokauppaintegraatiota varten luodaan oma käyttäjä asiakkaan Procountor ympäristöön. Procountor ympäristön pääkäyttäjä voi luoda uuden käyttäjän. Uusi käyttäjä luodaan asiakkaan Procountor ympäristöön kohdasta Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet > Lisää uusi käyttäjä.
- Tunnuksen voi nimetä esim. niin, että asettaa etunimeksi yrityksen ja integroitavan softan nimen ja sukunimeksi API tai muu vastaava selkeästi muista tunnuksista erottuva nimi.
- Syötä muut pakolliset tiedot
- Valitse Käyttäjätunnus ja salasana -kohdasta “Toimitan käyttäjälle henkilökohtaisesti”.
- Aseta integraatiossa tarvittavat käyttöoikeudet käyttäjälle. Esimerkiksi rooli “Myynti” sopii pohjaksi, jos integraatiossa siirretään myyntilaskuja toisesta järjestelmästä Procountoriin.
- Valitse “Henkilötiedot” -kohdasta “Älä yhdistä käyttäjää henkilörekisteriin”.
- Klikkaa “Valmis” ja kopioi käyttäjätunnus ja salasana talteen.
Huomioithan, että käyttäjätunnusten ja salasanojen säilyttämisen ja toimittamisen suhteen tulee erityisen huolellinen.
Ympäristön pääkäyttäjän tulisi lisäksi sallia käyttöasetuksista laskutettavien integraatioiden kytkeminen ja käyttö ao. ympäristöön. Kyseinen asetus löytyy Procountorissa kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Integraatioasetukset > Salli laskutettavien rajapintojen käyttö.
Yhdistä Procountoriin
Kun yllä mainitut asetukset on tehty, voit siirtyä API-integraation käyttöönottoon klikkaamalla Yhdistä Procountoriin. Painikkeesta aukeaa Procountorin kirjautumissivu, johon syötetään edellisessä kohdassa luodun Procountor käyttäjän tunnus ja salasana. Seuraa annettuja ohjeita ja viimeistele palveluiden yhdistäminen.
Ota liittymä käyttöön
Tällä asetuksella asetat Vilkas verkkokaupan ja Procountorin välisen liittymän aktiiviseksi. Tämä tehdään vasta sen jälkeen, kun Procountoriin on luotu oma integraatiotunnus ja “Yhdistä Procountoriin” on suoritettu onnistuneesti.
Käytä API rajapintaa
Suosittelemme valitsemaan Kyllä. Tällöin käytössä on Procountorin tarjoama uusin rajapinta, johon Procountor tuo jatkuvasti uusia ominaisuuksia ja päivityksiä. Myös Vilkas tuo tähän rajapintaan uusia ominaisuuksia ja päivityksiä.
Mikäli käytät tässä asetusta Ei, käytössäsi on vanhempi integraatio ja sinun on hyvä tietää, että tätä integraatiota ei enää aktiivisesti kehitetä, eikä siihen tuoda uusia päivityksiä Procountorin tai Vilkkaan toimesta
Lähetä vain maksettu-tilassa olevat tilaukset
Verkkokaupassa ns. online-maksutavoilla voidaan asettaa tilaukset automaattisesti “Maksettu” tilaan, kun maksupalvelusta on palattu onnistuneesti takaisin verkkokauppaan. Lisäksi kaupassa voi olla ns. manuaalisia maksutapoja, kuten esimerkiksi yrityksen oma lasku tai vaikka ennakkosiirto. Tällöin heti tilauksen tekemisen jälkeen tilausta ei ole vielä maksettu. Kun loppuasiakas suorittaa maksun, voi kaupan ylläpitäjä manuaalisesti käydä merkitsemässä verkkokauppatilauksen “Maksettu” tilaan. Tällä asetuksella siis määritetään, lähetetäänkö Procountoriin automaattisesti vain ne tilaukset, joiden tilaksi on merkitty “Maksettu” ja muussa tilassa olevat tilaukset tulee lähettää Procountoriin erikseen manuaalisesti.
Päivämäärä, josta alkaen tilaukset siirretään
Kauppiaalla on voinut olla verkkokauppa käytössä jo pitkään ennen kuin se yhdistetään Procountorin kanssa. Yhdistettäessä harvoin halutaan kaikkia vanhoja verkkokauppatilauksia siirtää Procountoriin. Tämän asetuksen avulla voit määrittää mistä päivämäärästä alkaen verkkokauppatilaukset siirretään Procountoriin.
Testitila
Kun testitila on asetettu päälle, käsitellään vain ne tilaukset, joille on käyty laittamassa asetus "Lähetä testin aikana" päälle yksittäisen tilauksen "Integraation tila"-välilehdellä.
Lähetä kommentit Procountoriin
Jos haluat liittää verkkokaupassa olevaan tilaukseen kirjoitetut sisäiset kommentit Procountor laskuun, ota tämä asetus käyttöön.
Oletuseräpäivä
Jos haluat asettaa oletuseräpäivän verkkokaupasta Procountoriin siirrettäville laskuille, aseta tähän kenttään haluamasi luku. Jos asetat esimerkiksi 14, niin silloin Procountoriin luotavaan laskuun lasketaan eräpäivä 14 päivän päähän laskun päivämäärästä. Voit jättää kentän myös tyhjäksi, jolloin käytetään Procountorissa olevia oletusasetuksia.
Kirjanpito riveittäin
Kyllä = Laskun kirjanpitosivulle muodostuu jokaisesta laskurivistä oma vientirivinsä.
Ei = Laskun kirjanpitosivulle muodostuu vain yksi vientirivi per alv-kanta, vaikka laskulla olisi useita laskurivejä. Procountorissa siis laskurivien kirjanpitotieto niputetaan yhdeksi koontivientiriviksi per alv-kanta laskun kirjanpitosivulle.
Lähetetäänkö ALV-tunnus Procountoriin?
kirjanpitosivulleALV-tunnus on muuten kuin Y-tunnus, mutta se alkaa 2-kirjaimisella maatunnuksella, eikä siinä ole väliviivaa. Esimerkiksi, jos Y-tunnus on 123456-7, silloin suomalaisen yrityksen ALV-tunnus on FI1234567. Jos haluat viedä tämän tunnuksen Procountoriin, valitse "Kyllä"-vaihtoehto.
Lisäasetukset
Käytä viitenumeroa Procountorista
- Verkkokaupassa olevat maksutavat käyttävät verkkokaupan sisäistä viitenumeron luomiseen tehtyä toimintoa. Tämä verkkokaupan luoma viitenumerotieto välitetään maksuoperaattoreille, kun asiakas siirtyy maksamaan tilausta haluamallaan online maksutavalla. Tästä syystä suosittelemme käyttämään asetusta “Ei”.
- Mikäli käytät verkkokaupassa asiakkaille tarjottavana maksutapana vain omaa laskua, jonka luot ja lähetät erikseen Procountorissa, niin silloin voit valita tähän “Kyllä”.
- Procountorin näkökulmasta on tärkeätä, että asiakkaalle toimitetussa laskussa on sama viitenumero kuin reskontrassa olevalla laskulla, jotta viitesuorituksena maksettu suoritus voidaan kohdistaa automaattisesti oikealle laskulle.
Tositteen oletuskieli
Tällä asetuksella asetetaan laskupohjan kieli Procountorissa. Mikäli verkkokaupan asiakkaan tiedoissa on tästä poikkeava kieli, lähetetään se kielitieto Procountoriin ja Procountor laskupohja syntyy tämän kielisenä.
Viivästyskorko-%
Laskulle tulostuva ja laskulla käytettävä viivästyskorkoprosentti.
Pankkitilinumero
Procountoriin tuotavilla myyntilaskuilla tulee tuoda laskun mukana Procountor-ympäristöstä löytyvä yrityksen tilinumero, jos maksutapa on muu kuin “Käteinen”.
Tuotteet - Vie tuotteet Procountoriin
Ota tämä asetus käyttöön valitsemalla "Kyllä". Tämän jälkeen integraatio voi luoda Procountoriin uusia tuotteita tilaustietojen yhteydessä.
Kun verkkokaupan tilaustiedot viedään Procountoriin, tarkistamme ennen vientiä tilauksessa olevilta verkkokaupan tuotteilta, onko niille verkkokauppaan tallennettu Procountorin oma tuotetunniste (ID). Jos verkkokaupan tuotteelta ei sitä löydy, luo integraatio ensin uuden tuotteen Procountoriin, jonka jälkeen vasta tilaus viedään Procountoriin. Sama tarkistus toistetaan, jos tilauksella on useita tuoterivejä. Integraatio ei siis tällä hetkellä hae tuotetietoja Procountorista tai ota kantaa siihen, onko vastaava tuote jo Procountorissa. Tästä johtuen on mahdollista, että integraatio luo Procountoriin ns. tuplatuotteen.
Miten estää tuplatuotteiden luonti Procountoriin? Tällä hetkellä tätä ei pysty estämään, jos molemmissa järjestelmissä on samoja tuotetietoja, kun integraatio otetaan käyttöön. Tulemme toteuttamaan lisätoiminnallisuuksia, joiden avulla Procountor ID haetaan Procountorista ja jolla tieto voidaan mapata verkkokaupan tuotteiden kanssa. Aikataulu lisätoiminnallisuuden käyttöönoton suhteen on vielä auki (tilanne 09/2020).
Lisää Procountor kielivalinta asiakasrekisteriin
Jos verkkokaupassa on rekisteröityneitä asiakkaita ennen Procountor liitynnän käyttöönottoa, tulee jo asiakasrekisterissä oleville asiakkaille tallentaa Procountor kielivalinta. Klikkaamalla tätä painiketta kielivalinta asetetaan verkkokaupan rekisteröityneille asiakkaille.
Laskujen tilat ja kanavat Procountorissa
Procountorissa
Sivulla näkyy kaikki verkkokauppaan lisätyt maksutavat. Sarakkeessa “Procountorissa” valitaan alasvetovalikosta Procountorissa oleva maksutapa, joka vastaa parhaiten verkkokaupan maksutapaa. Esimerkiksi kaikille online maksutavoille (maksutapa, jossa asiakas maksaa tilauksen heti jonkin maksuoperaattorin palvelussa) valitaan yleensä “Luottokorttiveloitus”. Vastaavasti esimerkiksi verkkokauppiaan omalle laskulle valitaan yleensä “Tilisiirto”.
Asetuksilla määritetään siis se, mitä Procountor laskupohjassa maksutaparivillä näytetään. Sinne ei siirretä verkkokaupassa näkyvää ja sille asetettua maksutavan nimeä, vaan kyseisessä alasvetovalikossa valittu arvo.
Laskun kanava
- Tässä alasvetovalikossa valitaan se, mitä kanavaa pitkin lasku lähetetään Procountorista. Jos kyseessä on online maksutapa, valitaan yleensä “Ei lähetetä”. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakas on jo maksanut tilauksen verkkokaupassa, joten ei ole tarvetta lähettää asiakkaalle laskua Procountorin kautta.
- Jos taas verkkokaupassa on valittu kauppiaan oma lasku, niin alasvetovalikkoon voidaan valita sähköposti tai posti. Valinnasta riippuen Procountoriin muodostuva lasku lähetetään Procountorista asiakkaalle. API-rajapintaa käytettäessä lasku tuodaan Procountoriin “Kesken” tilassa, jonka jälkeen sen jatkotoimenpiteet suoritetaan erikseen Procountorissa manuaalisesti.
- Verkkokaupassa on myös luotavissa maksutapa “Verkkolasku”. Silloin alasvetovalikkoon tulee näkyviin lisävalinta “Verkkolasku”. Lisäksi verkkokaupan asiakasnäkymässä näytetään verkkolaskuun tarvittavat tietokentät, jotka asiakkaan tulee täyttää. Huom! Verkkolasku toimii vain yrityslaskutukseen.
Luodaan automaattisesti
- Tätä asetusta tarvitaan vain silloin, kun käytössä on vanha siirtotiedostopohjainen integraatio.
- Voit maksutapakohtaisesti määritellä, milloin tilaukselle luodaan automaattisesti Procountor tosite, jonka tiedot lähetetään ajastetusti ja automaattisesti eteenpäin Procountoriin. Esimerkiksi online maksutavoille on järkevää asettaa tähän rasti, sillä tilaus on silloin jo maksettu asiakkaan toimesta. Procountoriin voidaan siis luoda tilauksesta myyntilasku.
- Jos haluat toimia siten, että kaupassasi on käytössä yrityksesi oma lasku ja haluat aina tarkistaa tilausten tiedot, ennen kuin siirrät ne Procountoriin, niin jätä silloin sellaisen maksutavan riviltä tämä kohta rastittamatta. Voit yksittäisen tilauksen tiedoissa luoda Procountor tositteen manuaalisesti, jonka jälkeen se lähetetään Procountoriin automaattisesti.
Toimitustavat Procountorissa
Kuten verkkokaupan maksutavoilla, niin myös toimitustavoilla on samanlainen järjestelmien välinen linkitys. Sivulla näkyy kaikki verkkokauppaan luodut toimitustavat ja alasvetovalikosta valitaan Procountorin laskupohjiin tuleva niitä vastaava arvo. Alasvetovalikossa olevat valinnat ovat: Postitus, Verkossa, Kuriiripalvelu, VR Cargo, Linja-auto, Rahtikuljetus, Noudettava. Nämä tiedot näkyvät siis Procountoriin verkkokaupasta tulevissa laskuissa laskun “Toimitustapa” rivillä.
Varastosaldojen käyttö
- Procountor mahdollistaa varastosaldojen käyttämisen. Procountorissa tuotteelle määritetään tällöin asetus “Tämä on varastotuote”. Kun tuotetta myydään verkkokaupassa ja tilaus vahvistetaan, päivittyy tuotteen varastosaldo verkkokaupassa.
- Tilauksen tekemisen jälkeen myyntilasku luodaan Procountoriin, jossa se asetetaan “Kesken” tilaan. Myyntilasku tulee käsitellä manuaalisesti Procountorin käyttöliittymässä. Tuotteen varastosaldo päivittyy sillä hetkellä, kun myyntilasku asetetaan “Hyväksytty” tilaan Procountorissa.
- Vielä tällä hetkellä Procountorin API-rajapinta ei mahdollista myyntilaskun hyväksyntää rajapinnan yli, eli varastosaldojen päivittymiseksi hyväksyntä tulee aina tehdä manuaalisesti Procountorissa.
- Procountor kehittää API-rajapintaa ja rajapinnan yli tehtävästä hyväksynnästä on olemassa kehitystoive. Tarkempi aikataulu tämän tuen lisäykselle ei ole vielä tällä hetkellä tiedossa.