Verkkokaupassa on erilaisia sähköpostitapahtumia, joita käytetään ilmoittamaan asiakkaalle esimerkiksi tilauksen eri vaiheista tai kauppa voi pyytää asiakasta vahvistamaan rekisteröitymisen yhteydessä asiakkaan sähköpostin. Nämä kaupan lähettämät viestit ovat sellaisia, mitä asiakkaat monesti odottavat saavansa tilauksen yhdeytessä, joten näiden asetukset ja sisällöt kannattaa käydä ajatuksella läpi.
Kaupan hallinnassa kohdassa Asetukset > Sähköpostitapahtumat löytyvät sähköpostitapahtumien asetukset. Näistä oletuksena on päällä otsikon Tilauksen tila alta löytyvät tapahtuma Tilauksen vastaanottoilmoitus, joka on ns. tilausvahvistus. Se kertoo asiakkaalle, että tilaus on otettu vastaan kaupassa.
Sen lisäksi yleensä aktivoidaan tapahtuma Tilauksen tila: Toimituksessa, koska tilaukset yleensä merkitään Toimituksessa tilaan kun ne lähetetään asiakkaalle.
Oletuksena käytössä oleva tapahtuma "Tilauksen vastaanottoilmoitus" lähtee kun tilaus muodostuu kauppaan. Jos kaupassa käytetään maksutapaa, jolla kauppaan muodostuu tilaus ennen maksua ja sen jälkeen vasta asiakas ohjataan maksuun, niin on mahdollista asettaa Tilauksen vastaanottoilmoitus pois päältä ja sen sijaan aktivoida Tilauksen tila: Maksettu tapahtuma.
Tämä viesti lähtee kun tilaus muuttuu Maksettu tilaan ja jos sen otsikkoa ja sisältöä muokkaa hieman, niin sitä voi käyttää tilausvahvistuksena, joka lähtee vasta kun tilaus muuttuu maksetuksi.
Asetuksista löydät tarkempaa tietoa artikkelista Sähköpostitapahtumat.
Kauppa rakentaa sähköpostitapahtumien ja niiden asetuksien perusteella sähköpostin sisällön. Viesti siirtyy tämän jälkeen lähettävälle sähköpostipalvelimelle, josta sähköposti lähtee sitten normaalina sähköpostina eteenpäin.
Kyseessä on normaali sähköposti, jota koskee normaalit sähköpostin lähettämiseen liittyvät hyvät käytännöt. Vastaanottaja päättää siitä miten viestejä suodatetaan ja ohjataan lopulliseen käyttäjän sähköpostilaatikkoon, mutta lähettäjä pystyy myös käytännöillään vaikuttamaan viestin perille menemiseen.
Vaikka kaupan rakentamien sähköpostien lähettäjänä voi käyttää mitä tahansa sähköpostiosoitetta, niin kauppojen kautta käytävään yritysviestintään suositellaan käyttämään oman domainin sähköpostia.
Tämä antaa luotettavamman kuvan kaupan toiminnasta asiakkaalle sekä se vaikuttaa myös vahvasti sähköpostien perille menoon asiakkaille.
Lisää tietoa oman domainin asettamisesta kaupalle löydät artikkelista Domain.
Sähköpostiin liittyy nykypäivänä vahvasti roskapostitus ja sen suodatus. Monet organisaatiot ovat alkaneet käyttämään roskapostisuodatuksen pohjana lähettäjän SPF määrityksiä.
SPF on sähköpostin lähettäjän domainin asetus, joka määritellään domainin TXT-tietueeseen. Tällä lähettäjä kertoo miltä kaikilta lähettäviltä sähköpostipalvelimilta heidän sähköpostejaan voi tulla. Samalla tämä kertoo, että kaikkialta muualta tulevat viestit yrityksen domainin sähköpostilla ovat roskapostia. Sähköpostin vastaanottava palvelu lukee lähettäjän domainin asetuksista tämän säännön ja tekee siihen pohjautuen päätöksen siitä suodattuuko viesti roskapostiksi vai päästetäänkö se läpi.
Erilaiset ilmaiset sähköpostipalvelut, kuten gmail ja hotmail eivät mahdollista sitä, että käyttäjä voisi käyttää oman domaininsa sähköpostiosoitetta, joten SPF sääntöjä tällaiseen ei voi määritellä. Sen lisäksi yleensä heidän omien SPF sääntöjensä mukaan kaikki viestit, joita ei ole lähetetty heidän omasta palvelustaan ovat roskapostia.
Jos käytössä on oma domain ja kaupan viestinnässä käytetään kyseisen domainin sähköpostia, niin domainin TXT-tietueeseen on mahdollista lisätä kaupan SPF säännöt. Vilkkaan kautta hankituissa domaineissa nämä ovat oletuksena kunnossa, mutta jos domain- ja sähköpostipalvelu hankitaan muulta palveluntarjoajalta, niin heidän palvelunsa asetuksissa kannattaa SPF lisätä domainin asetuksiin sen TXT-tietueeseen.
Jos esimerkiksi käytetty domain olisi "sinun-kauppasi.fi" ja kaupassa sähköpostien lähettäjänä käytettäisiin sen sähköpostiosoitetta "info@sinun-kauppasi.fi", niin tällöin tämä asetus kannattaisi lisätä kyseisen domainin asetuksiin
sinun-kauppasi.fi. IN TXT "v=spf1 include:_spf.vilkas.shop ~all"
Tämä asetus tulisi muiden SPF sääntöjen lisäksi, joten jos esimerkiksi käytetään Google Workspace sähköpostia, niin sääntö olisi kokonaisuudessaan tällainen
sinun-kauppasi.fi. IN TXT "v=spf1 include:_spf.google.com include:_spf.vilkas.shop ~all"
K: Miksi Google lisää asiakkaille menevään viestiin ylimääräisiä ilmoituksia viestin turvattomuudesta.
V: Tämä on normaalia Googlen ilmaisen Gmail sähköpostin toimintaa. Koska kyseessä on ilmainen palvelu, niin sitä käytetään maailmalla paljon roskapostin lähettämiseen. Tästä syystä Google on lisännyt erilaisia varoituksia, jos vaikuttaa, että viesti ei ole esimerkiksi lähtenyt suoraan heidän palvelustaan.
K: Miksi kaupan viestit eivät mene perille asiakkaalle?
V: Tähän voi olla syynä monikin asia, kuten esimerkiksi se, että asiakas on kirjoittanut sähköpostinsa väärin tilaukselle, mutta monesti kyse on myös yllä mainitusta SPF säännöstä, jonka perusteella suodatetaan paljon nykyään viestejä roskapostiksi.
K: Miksi sähköposteja ei voi lähettää siten, että ne menee aina poikkeuksetta perille?
V: Tällainen olisi varmasti jokaisen roskapostittajan unelma, mutta onneksi se ei ole todellisuutta. Karkeasti ottaen, noin puolet maailman kaikesta sähköpostista on roskapostia ja tähän liittyen vastaanottava taho voi suodattaa saapuvat sähköpostit haluamallaan tavalla.